دانلود تحقیق مقاله طرح اتوماسيون اداری

این تحقیق مقاله دارای موضوعاتی همچون مقدمه تحلیل نتیجه گیری و … می باشد و در ۱۵۵ صفحه تنظیم شده است و دارای پسوند ورد word قابل ویرایش است

برخی از عناوین تحقیق طرح اتوماسيون اداری

• مقدمه
•  تعريف پروژه
• اهداف پروژه
• مراحل انجام كار
• انتخاب نرم‏افزار
• تشكيل كميته راهبری
• شناخت و برنامه‏ريزي
• برنامه زمان‏بندي سيستم اتوماسيون اداري
•  آموزش
•  نصب و راه‏اندازي
• پشتيباني
• اقدامات انجام شده (درصد پيشرفت)
• پيوست‏ها
• پيوست ۱- گزارش ارزيابي نرم‏افزارها
• پيوست ۲- گزارش برنامه اجرايي
• پيوست۳- راهنماي كاربران – دبير
• پيوست۴- راهنماي كاربران – مدير

برخی از توضیحات مقاله طرح اتوماسيون اداری

– مقدمه

استفاده مناسب از فناوري‏هاي نوين و به خصوص امكانات فراهم‏ آمده در زمينه فناوري اطلاعات مي‏تواند هر سازماني را دچار تحول سازد.

استقرار سيستم اتوماسيون اداري و حذف مكاتبات كاغذي در حد ممكن نيز از جمله مواردي است كه نه تنها مي‏تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازماني گردد، بلكه به ميزان قابل توجهي بهره‏وري كاركنان و مديران را نيز افزايش دهد. خوشبختانه نصب و راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري در وزارت صنايع و معادن با سرعت مناسبي در جريان مي‏باشد و علاوه بر دبيرخانه‏هاي مركزي، دبيرخانه فرعي در كليه معاونت‌ها تشكيل گرديده است و در سايربخش‌ها معاونت ديگر نيز در دست اقدام مي‏باشد. حدود ۱۷۶ نفر از كاركنان مرتبط با سيستم اتوماسيون در سطوح مختلف آموزش ديده‎‏اند و غالباً در حال بكارگيري سيستم مي‏باشند. حدود ۱۱۰ دستگاه PC جديد توزيع گرديده و روي ۳۸ دستگاه موجود نيز سيستم اتوماسيون اداري نصب گرديده و در حال بهره‏برداري مي‏باشد. با توجه به پشتيباني مديران محترم وزارتخانه از سيستم اتوماسيون اداري مي‎توان اميدوار بود كه در آينده نزديك گردش‏نامه‏ها در وزارتخانه در حد بالايي با استفاده از سيستم مكانيزه اتوماسيون اداري انجام پذيرد.

۲- تعريف پروژه

انتخاب، تأمين و راه‏اندازي سيستم رايانه‏اي دبيرخانه، بايگاني و پيگيري در سطح ستاد وزارت صنايع و معادن

۳- اهداف پروژه

پروژه اهدافي تحت عناوين زير را دنبال مي‏نمايد :

شناسايي نرم‏افزارهاي موجود در داخل كشور در زمينه اتوماسيون اداري

پيشنهاد مناسب‏ترين نرم‏افزار جهت بكارگيري در ستاد وزارت صنايع و معادن

تأمين نرم‏افزار

نصب و راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري

پشتيباني

راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري داراي نتايجي تحت عناوين زير مي‏باشد.

سامان يافتن امور دبيرخانه و بايگاني

افزايش سرعت و دقت در گردش مكاتبات

كاهش حجم بايگاني

كاهش ميزان حجم جابجايي كاغذ در مكاتبات

امكان پيگيري موارد و تهيه گزارشات آماري

۴- مراحل انجام كار

براي انجام پروژه مراحلي تحت عناوين زير مطرح گرديده است :

۱-۴- انتخاب نرم‏افزار

۲-۴- تشكيل كميته راهبري

۳-۴- شناخت و برنامه‏ريزي

۴-۴- برنامه زمان‌بندي سيستم اتوماسيون اداري

۵-۴- آموزش

۶-۴- نصب و راه‏اندازي

۷-۴- پشتيباني

در ادامه توضيح مختصري از مراحل انجام كار ارائه مي‏شود.

۱-۴- انتخاب نرم‏افزار

براي تدارك نرم‏افزار مناسب اتوماسيون اداري فعاليت‏هاي زير انجام شده است :

شناسايي وضعيت موجود وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري

تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري

شناسايي نرم‏افزارهاي اتوماسيون اداري موجود در بازار ايران و تعيين نرم‏افزارهاي كانديد

تعيين شاخص‏هاي ضروري جهت ارزيابي نرم‏افزارهاي كانديد و امتيازدهي آنها

ارزيابي نرم‏افزار كانديد

نتيجه‏گيري و گزينش سه نرم‏افزار برتر

انتخاب نهايي نرم‏افزار مورد نظر

اين مرحله از پروژه به صورت كامل انجام گرديده و نرم‏افزار مورد نظر انتخاب شده و با شركت مربوطه قرارداد منعقد شده است.

۲-۴- تشكيل كميته راهبري

اعضاي كميته راهبري در ارديبهشت ماه ۸۱ مشخص گرديدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولين جلسه كميته راهبري در تاريخ ۸/۳/۸۱ با شركت اعضاء برگزار گرديد و در مجموع پنج جلسه كميته برگزار گرديده است. كميته راهبري از افراد زير تشكيل گرديده است :

معاونت اداري و مالي

نماينده معاونت شوراي فناوري اطلاعات

نماينده معاونت برنامه‏ريزي، توسعه و فناوري

مدير كل امور اداري

مدير كل تشكيلات و بودجه

شركت ناظر

گروه توسعه و پشتيباني شبكه

نماينده واحدي كه نرم‏افزار در حال نصب در آن مي‏باشد.

مواردي كه در كميته راهبري مورد بررسي و بحث قرار گرفته است تحت عناوين زير مي‏باشد :

تأمين سخت‏افزار مورد نياز براي راه‏اندازي سيستم

تخصيص مكان براي دبيرخانه متمركز معاونت

موانع موجود در زمينه نصب و راه‏اندازي سيستم

پيشرفت پروژه و كارهاي در دست اقدام

موانع موجود در زمينه آموزش كاركنان مرتبط با سيستم

محدوديت‏هاي موجود در زمينه تداركات

اولويت‏بندي انجام كار اتوماسيون

۳-۴- شناخت و برنامه‏ريزي

براي انتخاب نرم‏افزار مناسب و شناسايي محيط از نقطه نظر سخت‏افزار، نرم‏افزارهاي دبيرخانه موجود، محل‏هاي استقرار سيستم و نيازهاي مرحله نصب و راه‏اندازي فعاليت‏هايي تحت عناوين زير انجام گرديده است :

شناخت اوليه براي انتخاب نرم‎افزار اتوماسيون اداري مناسب

شناخت وزارتخانه براي برآورد نيازهاي مرحله نصب و راه‎اندازي

شناخت هر معاونت جهت نصب سيستم

همان طور كه مشاهده مي‏شود براي انجام كار مطالعه و شناخت سازماني در سطوح مختلفي انجام گرديده است. در اولين سطح، شناسايي اجمالي وزارتخانه از نقطه‏ نظر امكانات موجود اتوماسيون اداري و تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري، امكان‏سنجي پياده‏سازي سيستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدي وزارتخانه از نظر سخت‏افزارهاي موجود، ساختار سازماني، شيوه‏هاي استقرار سيستم، موانع و مشكلات پيش‏روي پروژه مورد بررسي قرار گرفته و نيازهاي مورد نظر اعلام گرديده است. در مرحله نصب و راه‏اندازي سيستم‏ هر يك از معاونت‏ها كه براي نصب و راه‏اندازي سيستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردش‏كار، شيوه‏هاي ثبت نامه‏ها، تعداد پرسنل مرتبط با كار دبيرخانه، حجم نامه‏هاي وارده و صادره بررسي شده و نيازهاي سخت‏افزاري، نرم‏افزاري، آموزش مورد نياز مشخص گرديده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت كامل انجام پذيرفته و نيازهاي مرحله مدون گرديده است.

در زمينه برنامه‏ريزي مراحلي تحت عناوين زير انجام گرديده است :

شناسايي فعاليت‏هاي مرحله نصب و راه‏اندازي

تهيه و تدوين برنامه زمان‏بندي

تهيه برنامه آموزش

تهيه برنامه نصب و راه‏اندازي

فعاليت‏هاي شناسايي شده براي انجام پروژه به شرح زير مي‏باشد :

مقدمات انجام كار

تهيه برنامه آموزش

تهيه برنامه نصب

اعلام امكانات مورد نياز آموزش

شناخت از نقطه نصب

شناسايي افراد براي آموزش در نقطه نصب

آموزش در نقطه نصب

اعلام موارد نياز در نقطه نصب

تعريف پارامترها در نقطه نصب

نصب سيستم

براساس فعاليت‏هاي شناسايي شده برنامه زمان‏بندي تنظيم و براي انجام كار برنامه آموزش و برنامه نصب و راه‏اندازي تهيه گرديده است.

آموزش

براي آموزش كاركنان، ارائه آموزش در چهار سطح زير در نظر گرفته شده است :

اعضاي دبيرخانه

معاونين و مديران كل

مسئولين دفاتر

رؤساي ادارات

تعداد ساعات آموزش براي اعضاي دبيرخانه ۶ ساعت و براي ساير افراد ۴ ساعت در نظر گرفته شده است. آموزش معاونين و مديران كل به صورت حضوري و ساير افراد در كلاس انجام مي‏پذيرد. علاوه بر آموزش سيستم، راهنماي استفاده كنندگان سيستم و گردش‏كار مكاتبات اداري با استفاده از سيستم اتوماسيون اداري تهيه شده است. آموزش‏هاي انجام شده به صورت زير مي‏باشد :

۶-۴- نصب و راه‏اندازي

سيستم اتوماسيون اداري به عنوان اولين گام در دبيرخانه مركزي ساختمان شماره يك و دو نصب گرديده است و در حال حاضر دبيرخانه‎هاي مركزي نامه‏ها را از طريق سيستم جديد شماره و ثبت مي‎نمايند. علاوه بر اين نامه‏ها Scan شده و تصوير نامه‏ها در سيستم موجود مي‏باشد و معاونت‏ها با توجه سطح دسترسي مي‏توانند نامه‏هاي مورد نظر را ملاحظه نمايند. از آنجائي‏كه نصب سيستم در معاونت‏ها تا سطح مديران كل انجام گرديده است، گردش نامه‎ها به صورت دستي و ثبت آنها به صورت مكانيزه انجام مي‏پذيرد. پس از نصب سيستم براي رؤساي ادارات و كارشناسان امكان گردش نامه‏ها به صورت مكانيزه فراهم مي‏گردد. درحال حاضر در معاونت‏هاي اداري و مالي، اقتصادي و امور بين‏الملل و معاونت برنامه‏ريزي، توسعه و فناوري دبيرخانه فرعي معاونت شكل گرفته است و ورود و خروج نامه به / از معاونت در سيستم ثبت مي‏گردد. معاونت توليد، مجلس و امور معادن در دست اقدام بوده و به زودي دبيرخانه اين معاونت‏ها نيز به صورت متمركز تشكيل مي‏گردد. در مرحله بعدي نصب سيستم براي رؤساي ادارات انجام پذيرفته و نامه مي‎تواند به صورت مكانيزه در سيستم گردش نمايد. بديهي است كه براي گردش كامل نامه به صورت مكانيزه كارشناسان نيز بايستي داراي سيستم شوند. نصب و راه‏اندازي سيستم در اولين مرحله تا سطح مديران كل انجام شده و سپس به رؤساي ادارات تسري مي‏يابد.

در معاونت‏هايي كه سيستم راه‏اندازي شده است، نامه‏ها تا سطح معاونين و مديران كل قابل دسترسي مي‏باشد

۷-۴- پشتيباني

در زمينه پشتيباني از سيستم فعاليت‏هاي زير در جريان مي‏باشد :

نظارت بر حسن اجراي سيستم در دبيرخانه مركزي

نظارت بر حسن اجراي سيستم در دبيرخانه معاونت‏ها

رفع مشكلات موجود حين انجام كار

انجام هماهنگي‏هاي لازم در مورد اشكالات سخت‏افزاري

پشتيباني از اولين نصب سيستم در وزارتخانه شروع شده است و به مدت يك سال نيز تداوم خواهد داشت.

و…

این ها فقط بخشی از متون این مقاله و تحقیق و پروژه به صورت پراکنده و ناقص می باشد ، برای دانلود تحقیق ، دانلود مقاله ، دانلود پروژه به صورت کامل لطفا آن را خریداری نمایید. ( بالای صفحه )