دانلود تحقیق مقاله مدیریت اسناد ۲

این تحقیق مقاله دارای موضوعاتی همچون مقدمه تحلیل نتیجه گیری و … می باشد و در ۲۱ صفحه تنظیم شده است و دارای پسوند ورد word قابل ویرایش است

برخی از عناوین تحقیق مدیریت اسناد ۲

• چکیده
• مقدمه
• فصل اول
• گردش مكاتبات و اسناد اداري
• تعريف مديريت اسناد
• شاخه هاي مديريت اسناد
• مديريت ارسال ومراسلات
• مديرت فرمها
• مديريت گزارشها
• مديريت مكاتبات
• مديريت دستورالعملها
• تعريف سند
• تعريف لغوي سند
• تعريف علمي سند
• سند از نظر ادري و بايگاني
• سند از نظر حقوقي و قضايي
• نتیجه گیری
• منبع

برخی از توضیحات مقاله مدیریت اسناد ۲

اگر مروري به دوره هاي گذشته داشته باشيم ميبينيم كه پادشاهان براي انتقال پيامهاي خود از نامه و نامه رسان (پيك) استفاده مي كردند و بر اساس گفتگوها و مذاكرات قرارداد و سندهايي را تنظيم و امضاء مي كردند كه بعدها به عنوان سند نگهداري مي شد به مرور كه نقش علم مديريت و اقتصاد و ديگر علوم در زندگي اجتماعي بيشتر آشكار گرديد ، سازمانها گسترش يافتند و تبادل نامه ها و اسناد بيشتر و بيشتر شد تا اينكه درسي به نام طرز نگهداري و حفاظت اسناد در دانشگاهها مطرح گرديد .

اگر بخواهيم به اهميت مديريت اسناد در سازمانهاي بزرگ امروزي بيشتر پي ببريم ، لازم است بدانيم كه يك سازمان به صورت مجموعه اي متشكل و اجزاء به هم پيوسته است كه عملكرد هر يك از اجزاء به روي كل سيستم تأثير مي گذارد . بنابراين اگر مديريت اسناد بر اساس معيارهاي منطقي و علمي استوار نگردد ، نمي توان شاهد حركت موزون و همگون همة قسمتهاي سازمان به سوي هدف واحد باشيم . لذا با توجه به اهميت مكاتبات اداري وسهم بزرگ آن به پيش بردن هدف لازم است به اصولي كه رعايت آنها باعث گردش صحيح كار و افزايش كارايي سازمان مي شود ، توجه گردد .

الف) بايگاني به معناي محل نگهداري اسناد بر طبق ضوابط معين علمي

ب) بايگاني فن طبقه بندي- تنظيم ، نگهداري و حفاظت اسناد و مدارك طبق روشي معين كه سريع و با سهولت ، صرف حداقل هزينه ، نيروي انساني و وقت بتوان بدان دست يافت .

تعريف پرونده : عبارت است از مجموعه اي از اسناد مربوط به يك موضوع معين يا يك شخص خاص كه با رعايت نظم و ترتيب و رعايت حق تقدم در يك پوشه يا كلاسور نگهداري مي شود .

تعريف طبقه بندي اسناد : عبارت است از تقسيم بندي اسناد به دسته هايي كه حداقل ميان آنها يك موضوع خااص و مشترك وجود داشته باشد .

فرض بين اسناد طبقه بندي شده و طبقه بندي اسناد :

اسناد طبقه بندي شده به اسنادي گفته مي شود كه افراد خاصي حق رويت و خواندن نامه ياسند را دارند ولي مفهوم طبقه بندي اسناد در بالا قيد شده است .

مهمترين ويژگي طبقه بندي منطقي و صحيح مدارك در سازمان :

مشخص بودن محل دقيق سند

سرعت: طبقه بندي بايد موجبات دست يافتن به اسناد را در حداقل زمان ايجاد نمايد .

سهولت در دسترسي و قابل فهم بودن طبقه بندي (قابليت اجراء)

قابليت انعطاف : طبقه بندي بايد طوري طرح ريزي گردد كه با تغييرات احتمالي قابل انعطاف باشد .

رعايت نكات زير در نظم دادن به اسناد يا محتويات پرونده ها ضروري مي باشد :

الف)جايگزين يا قرار دادن صحيح محتويات پرونده به طوري كه بين عنوان پرونده و محتويات آن ارتباط منطقي و همخواني داشته باشد .

ب)تقدم و تأخر تاريخ و شماره نامه ها رعايت گردد

ج)از هر نامه فقط يك نسخه در پرونده بايگاني گردد

د)قطر هر پرونده(به استثناي كلاسور)نبايد از ۲ سانتيمتر بيشتر گردد در چنين شرايطي مي نويسيم مثلاً جلد دوم پرونده ……..

چگونگي اداره كردن امور بايگاني :

الف)نظام متمركز بايگاني

ب)نظام غير متمركز بايگاني

چگونگي اداره كردن امور بايگاني در نظام متمركز :

در اين روش كليه امور بايگاني از قبيل طبقه بندي اسناد ، كدگذاري پرونده ها ، چگونگي تنظيم و نگهداري آنها در محلي بنام بايگاني مركزي (بايگاني كل)انجام مي گيرد و ديگر واحدهاي سازمان احتياجي به نگهداري پرونده ها نخواهند داشت .

مزاياي روش اداره امور بايگاني به صورت متمركز :

الف)صرفه جويي در تعداد كاركنان

ب)صرفه جويي در محل و وسايل بايگاني

ج)تقسيم كار و اعمال مديريت صحيح بايگاني

د)جلوگيري از تشكيل پرونده هاي مشابه

چگونگي اداره امور در نظام غير متمركز: در نظام غير متمركز هر يك از واحدهاي سازماني داراي بايگاني مستقل هستند و پرونده هاي مربوط به واحد خود را نگهداري مي نمايند مثلاً امورمالي – توليد يا بازرگاني هر يك بايگاني مستقلي دارند .

مزاياي روش اداره امور بايگاني به صورت غير متمركز :

الف)آشنا بودن اقدام كنندگان به عناوين پرونده ها

ب)نزديك بودن محل و دسترسي سريع به پرونده

ج)احساس تعلق بيشتر به پرونده و تلاش در جهت حفظ و نگهداري آن

منطقي ترين روشهاي بايگاني يا روشهاي نظم دهي به پرونده ها :

۱)طبقه بندي بر مبناي شاخصهايي مثل نام افراد – سازمانها يا مناطق جغرافيايي(اسمي)

۲)طبقه بندي بر اساس موضوع و مفاد نامه  (موضوعي)

۳)طبقه بندي بر اساس تاريخ مكاتبات (زماني)

اگر چه استفاده از هر يك از روشهاي فوق در بايگاني نمودن پرونده ها مزايا و معايبي دارد ليكن با توجه به نوع فعاليت سازمان و مكان جغرافيايي و پراكندگي واحدهاي مربوطه ميتوان هر يك از آنها را بكار برد در روش طبقه بندي بر مبناي نام افراد كه از آن به عنوان روش الفبايي يا اسمي ياد ميشود بيشترين كاربرد را در نظم دهي به امور بايگاني دارد .

الف)روش الفبايي ساده : در اين روش پرونده ها را به ترتيب حروف الفبا در كنار هم يا در قفسه هاي مخصوص قرار مي دهند به طوري كه هر يك از قفسه ها به يك يا چند حرف الفبا اختصاص مي يابد مثل بايگاني كتابهاي كتابخانه

ج) روش شماره گذاري متوالي يا مسلسل : يكي از روشهاي تنظيم پرونده هاي اسمي روش شماره گذاري متوالي مي باشد بدين صورت كه پرونده ها به ترتيب حق تقدم و بدون در نظر گرفتن حروف الفبا دريك دفتر ثبت و پيش شماره رديفي بنام كد پرونده براي آنها اختصاص مي يابد اين روش بسيار شبيه به روش شماره گذاري محض مي باشد .

د) روش موضوعي : در اين روش پرونده ها بر اساس موضوعات خاص دسته بندي شده و پس از آن پرونده ها با توجه به موضوع به ترتيب حروف الفبا دسته بندي مي گردند مثل پرونده هاي بخش مالي – اداري- آموزشي يا توليدي.

ه ) روش كد گزاري محدود يا مقطع:

در اين روش مثل روش قبل پرونده ها را به دسته هاي مختلفي تفكيك مي نماييم و سپس براي هر يك از آنها شماره محدود ( مثلاً از ۱ تا ۹۹ برا ي گروه اول ) اختصاص مي دهيم . البته در اين روش نيز مي توان دسته بندي پرونده ها را بر اسا س حروف

الفبا تفكيك نمود و به هر يك از حروف عدد محدود( ۱ تا ۹۹ براي حروف الف ) درنظر گرفت .

ن) روش اعشاري يا ديويي ( ده دهي ) : ملويل ديويي از دانشمندان علوم كتابداري اين روش را ابداع نموده است . دراين روش كل پرونده ها را به ۹ گروه تقسيم مي كنيم و در مرحله دوم هر يك از ۹ گروه مجدداً تا سقف ۹ گروه ديگر قا بل افزايش مي يابد و به همين ترتيب ۹ گروه بعدي قابل افزايش است اين روش يكي از بهترين روشها ي بايگاني وطبقه بندي پرونده در شرايط امروزي مي باشد به جهت اينكه چنانچه تقسيم بندي اوليه به نحو مطلوبي صورت گيرد در صورت افزايش پروندها قادر به افزايش بايگاني وكد گزاري خواهيم بود

و) روش شماره اي محض : در اين روش پروندها به ترتيب شماره اختصاص يافته براي آن پرونده كه خود ناشي از تقدم وتأ خر زماني نيز مي باشد ملاك بايگاني و كد گزاري قرا ر مي گيرد .

ي) روش تاريخي : در اين روش پرونده ها را بر اساس ماه ،فصل يا سال دسته بندي نموده ومورد استفاده قرار ميدهند مثل پرونده فروش سال ۱۳۸۰ يا ۱۳۸۱

مفهوم برگ شماري ولاك و مهر كردن پرونده ها : بعضي از پرونده ها در سازمان داراي اهميت ويژه اي هستند به گونه اي كه اگر دخل و تصرفي در محتويات پرونده صورت گيرد زيانهايي متوجه شركت يا افراد خواهد شد . به منظور جلوگيري از اين امر اقدام به برگ شماري ولاك ومهر كردن پروندها مي نمايند . نحوه برگ شماري بدين صورت است كه در محل مناسب برگه هاي پرونده مهر نمونه ذيل را مهمور و مطالب صفحه در آن درج مي گردد

و…

این ها فقط بخشی از متون این مقاله و تحقیق و پروژه به صورت پراکنده و ناقص می باشد ، برای دانلود تحقیق ، دانلود مقاله ، دانلود پروژه به صورت کامل لطفا آن را خریداری نمایید. ( بالای صفحه )